Comunicare, comunicare, comunicare…

Molti si stupiscono quando durante i miei corsi faccio presente che un Project Manager spende (o dovrebbe spendere) più del 90% del suo tempo a comunicare. Comunicare con il team, comunicare con gli stakeholder, comunicare con lo sponsor, con il cliente, con i fornitori, con i responsabili delle altre aree funzionali, ecc. ecc. Se ci pensate, anche solo quando siamo chiamati a preparare un Progress Report o uno Status Report stiamo comunicando. Stiamo cioè impiegando del tempo a mettere insieme informazioni disponibili e a “confezionarle” con il fine di COMUNICARE lo stato di salute del progetto ai nostri interlocutori.

Purtroppo nelle nostre realtà aziendali questa affermazione sembra assurda, in quanto se chiediamo a qualsiasi Project Manager (o presunto tale) di qualche piccola o media impresa in cosa impiega il suo tempo, questi ci potrebbe rispondere: a risolvere problemi! Magari anche di natura prettamente tecnica, in quanto non esiste un vero e proprio team con ruoli ben definiti. Si finisce quindi ad identificare il “Project Manager” come una sorta di fact totum/pompiere a cui si dà per scontato il dovere di far fronte da solo a qualsiasi imprevisto, problema, inghippo che può capitare nell’esecuzione del progetto e di spegnere da solo gli incendi che possono scoppiare durante l’intero ciclo di vita del progetto stesso.

Riparleremo più estesamente dell’interpretazione del ruolo di PM nelle nostre PMI in un altro articolo. Ma qui volevo solo far capire come se non vi è un minimo di struttura (analisi e prevenzione dei rischi di progetto, formalizzazione del team, dei ruoli e delle responsabilità, ecc.) tale da permettere al Project Manager di FARE il Project Manager, ecco che quasi tutto il suo tempo se ne va in altre attività non a valore aggiunto per l’azienda. Non rimane infatti il tempo necessario per quelle attività che nelle nostre aziende purtroppo sono considerate “inutili”, come la gestione della comunicazione appunto.

Un mio mentore mi ricordava sempre l’importanza del Communication Flow. Cioè la pianificazione dei flussi di comunicazione tra i vari attori all’interno della sfera d’influenza del progetto. Pianificare la comunicazione?! Sì, la comunicazione di progetto va pianificata e va gestita. Ho assistito a episodi di mancata gestione della comunicazione che hanno portato a ritardi notevoli nel progetto e a costi aggiuntivi non previsti. Il tutto perché non si era definito a priori chi parla con chi, e il relativo ruolo. Insomma, non c’era un piano della comunicazione di progetto.

Non trascuriamo quindi l’importanza della comunicazione quando gestiamo un progetto e non sottovalutiamo i rischi che possono derivarne da una cattiva o mancata pianificazione.