La gestione dei requisiti

Molte delle aziende con cui ho avuto l’occasione di collaborare nell’ambito di progetti più o meno complessi non hanno delle procedure o dei processi di project management dedicati alla gestione dei requisiti.

Innanzitutto ricordiamo che per requisito si intende una “condizione o capacità che deve essere presente in un sistema, prodotto, servizio o risultato affinché questo possa soddisfare le caratteristiche richieste da un contratto o da altri documenti formali” (PMBoK V edizione).

La gestione dei requisiti di progetto rientra nella più ampia area della gestione dell’ambito. Ma soffermiamoci nello specifico sull’importanza di identificare, analizzare, prioritizzare, gestire i requisiti e soprattutto le loro modifiche nel corso del progetto.

A questo punto dobbiamo fare una distinzione tra i progetti in cui l’identificazione dei requisiti è parte integrante dello scope di progetto e quelli invece in cui i requisiti vengono forniti in maniera specifica dal cliente.

Nel primo caso il Project Manager dovrà includere nella sua pianificazione una fase in cui, partendo dalla scheda di progetto (project charter), e quindi dalla descrizione degli obiettivi specifici che si intende raggiungere tramite il progetto, vengono raccolti tutti i requisiti che dovranno essere soddisfatti. Ricordiamoci che, al di là delle definizioni, i requisiti sono di fatto quello che gli stakeholder pretendono dal progetto. La descrizione di alto livello del progetto e del deliverable del progetto dovrebbe essere già disponibile nel porject charter. Partendo da quello il Project Manager deve raccogliere maggiori dettagli e informazioni dai propri stakeholder. Infatti, in misura maggiore o minore dipendentemente dalla specificità del deliverable finale, il successo di un progetto è sempre legato al soddisfacimento di esigenze e aspettative, espresse o non espresse, degli stakeholder. Pensate ad un progetto in ambito sociale per la realizzazione di un asilo che non tenga conto delle esigenze degli utilizzatori finali (i bambini) o dei relativi genitori. Troppo spesso in ambito sociale vengono avviati nuovi progetti con lo scopo magari di utilizzare fondi a disposizione ma senza un processo specifico per la raccolta e la gestione dei requisiti di progetto.

Nel caso in cui i requisiti vengano identificati dal cliente (si pensi qui all’industria privata in cui a fronte di una specifica tecnica è necessario pianificare il progetto per la realizzazione della fornitura a base di contratto), diventa invece di maggiore importanza l’analisi e la prioritizzazione dei requisiti, magari da chiarire con il cliente stesso, la tracciabilità e la documentazione dei requisiti. Ho avuto esperienza in cui la specifica tecnica contrattuale consisteva in un testo in cui con appositi caratteri speciali venivano identificati l’inizio e la fine di uno statement che rappresentava un requisiti da soddisfare. In questo modo non vi è scampo: i requisiti sono specificati e identificati. Come detto però il Project Manager può procedere con una prioritizzazione dei requisiti, in modo da avere durante l’esecuzione del progetto un’indicazione utile per la risoluzione di issue o modifiche. Per quanto riguarda la tracciabilità, in molti progetti è richiesto di dar prova di come un requisito è stato soddisfatto, fornendo un documento apposito che ne provi il raggiungimento. Quando questa richiesta è un vincolo contrattuale, molte aziende non strutturate possono trovare difficoltà, in quanto questo non è un processo presente all’interno dell’Organizzazione e che quindi crea scompiglio nella gestione del progetto. Le conseguenze di una mancanza di esperienza nella gestione dei requisiti possono essere diverse: una generale bassa performance dell’azienda nei confronti del cliente, una scarsa qualità dei risultati, requisiti non soddisfatti perché non opportunamente tracciati e controllati, necessità di modifiche costose, danno di immagine per incapacità gestionale, bilancio di progetto in perdita, fallimento del progetto.

Si capisce quindi come l’implementazione di procedure e processi specifici dedicati alla gestione dei requisiti di progetto e alle varie fasi raccolta, analisi, categorizzazione, proiritizzazione e controllo dei requisiti, sia fondamentale per la buona riuscita del progetto e per non incappare in danni economici.