La Work Breakdown Structure: uno strumento per tutto

La Work Breakdown Structure (WBS) è uno degli strumenti più importanti per la gestione di un progetto. Consiste in una scomposizione gerarchica dell’ambito di progetto, ovvero di tutto il lavoro che bisognerà svolgere all’interno dei confini del progetto stesso.

Ma quali sono le diverse utilità della WBS?

Innanzitutto essa consente di avere una visione organica del lavoro. Per chiarire meglio questo punto, dobbiamo considerare che il risultato finale di un progetto è dato dalla somma dei singoli Work Packages (insiemi definiti di attività) che lo compongono. Nella WBS viene rappresentato ogni Work Package del progetto stesso. Pertanto, consultando questo utile strumento, potremo avere una visione completa ed integrata dei singoli mattoncini che ci porteranno al risultato finale e delle relazioni che intercorrono tra essi.

La WBS serve poi per facilitare l’identificazione delle risorse necessarie, in termini di competenze. Ad ogni singolo Work Package dovranno essere infatti assegnate risorse con competenze ben specifiche. Avremo quindi un’indicazione di quale funzione, ufficio, dipartimento, fornitore coinvolgere per ciascun insieme di attività.

La WBS facilita la costruzione del budget di progetto: aggregando le stime fatte a livello di singoli Work Packages si può ottenere un budget realistico dell’intero progetto. È molto più facile infatti produrre delle stime attendibili sui singoli Work Packages (che includono solo una quota parte ridotta e ben definita del lavoro) piuttosto che sull’intero progetto.

La WBS viene utilizzata anche come base per l’identificazione dei rischi. Anche qui, focalizzandosi sui singoli Work Packages è più facile identificare le criticità, definire le azioni di mitigazione e assegnare un owner del rischio all’interno di ogni singolo Work Package.

La WBS è poi un ottimo strumento di comunicazione. Pensate di dover riportare ad un vostro superiore o alla proprietà lo stato di avanzamento di un progetto. Spesso ci viene richiesto di essere concisi, esaustivi e precisi allo stesso tempo; non è quindi il caso di scendere nel dettaglio di ogni singola attività. Con la WBS in mano, saremo in grado di comunicare velocemente le informazioni necessarie sui singoli Work Packages, illustrando chiaramente e con sicurezza quali sono stati completati e quali invece no.

Infine, il momento della costruzione della WBS viene spesso utilizzato come momento di aggregazione all’interno del team: si tratta infatti di un momento di condivisione per il team di progetto, dove ognuno può fornire il proprio contributo, la propria visione, le proprie proposte su come scomporre il lavoro, ecc. In questo modo ci si confronta, si stimola il dialogo e si comincia a collaborare per il raggiungimento di un obiettivo comune.

Per concludere, possiamo quindi dire che il lavoro di un Project Manager non può prescindere dall’utilizzare in maniera consapevole il potente strumento della WBS, sfruttandone ogni potenzialità.

E tu sfrutti completamente il potente strumento della WBS? Se ti va, scrivici nei commenti l’uso abituale che ne fai…