PMBoK Settima Edizione

Il Project Management Institute è forse l’organismo più riconosciuto a livello mondiale per l’emanazione di standard proprietari sul Project Management.

Il testo sviluppato dal PMI che per decenni è stato il riferimento per quanto riguarda il corpus di conoscenze sulla disciplina del Project Management è il seguente: “A Guide to the Project Management Body of knowledge”, giunto oggi alla sua settima edizione.

Con quest’ultima edizione il PMI propone una svolta abbastanza drastica sul framework di riferimento e sull’organizzazione delle conoscenze e delle pratiche di Project Management.

I contenuti non subiscono di per sé modifiche rivoluzionarie, ma quello che cambia è l’impostazione e l’organizzazione di questi contenuti.

Infatti, fino alla sesta edizione il corpus di conoscenze attorno al Project Management era organizzato per processi, suddivisi contemporaneamente in cinque “Process Groups” e in dieci “Knowledge Areas”.

La nuova impostazione prevede invece un approccio “Principle based” invece che “Process based”.

È bene ricordare che il documento di riferimento del PMI include in realtà sia lo Standard di Project Management, che è la parte che riporta la designazione dell’American Standard Institute (ANSI), e la guida al corpo di conoscenze (PMBoK) che è il documento con cui il PMI descrive come procedere con l’applicazione dello standard.

Fino alla sesta edizione, lo standard proponeva la suddivisione di 49 processi di Project Management nei famosi 5 gruppi di processi:

- Initiating

- Planning

- Executing

- Monitoring and controlling

- Closing

E il PMBoK descriveva le dieci Knowledge Areas sulle quali erano distribuiti i vari processi:

- Integration

- Scope

- Schedule

- Costs

- Risks

- Resources

- Communication

- Quality

- Stakeholders

- Procurement

Con la nuova impostazione della settima edizione, al posto dei gruppi di processi, nello standard vengono proposti 12 principi generali di Project Management. Questi principi non sono prescrittivi in natura, ma intendono guidare il comportamento e l’approccio delle persone alla gestione progetti. Sono molto generali garantendo a individui e organizzazioni di poter garantire l’allineamento metodologico in diversi modi. I 12 principi sono:

- Stewardship: be a diligent, respectful and caring steward

- Team: create a collaborative project team environment

- Stakeholders: effectively engage with stakeholders

- Value: focus on value

- Systems thinking: recognize, evaluate and respond to system interactions

- Leadership: demonstrate leadership behavior

- Tailoring: tailor based on context

- Quality: build quality into processes and deliverables

- Complexity: navigate complexity

- Risk: optimize risk responses

- Adaptability and resiliency: embrace adaptabiity and resiliency

- Change: enable change to achieve envisioned future state

Mentre nel PMBoK spariscono le Knowledge Areas e vengono introdotti i cosiddetti Performance Domains. I Performance Domanins sono gruppi di attività correlate considerate critiche per l’ottenimento degli outcome previsti dal progetto. I performance domains identificati dal PMI sono:

- Stakeholders

- Team

- Development approach and Life Cycle

- Planning

- Project work

- Delivery

- Measurement

- Uncertainty

Di seguito un’immagine tratta dalla settima edizione del PMBoK che sintetizza queste modifiche.

Inoltre, il nuovo standard e la nuova versione del PMBoK si integra di una piattaforma online chiamata “PMIstandard+” che include una grande quantità di risorse come articoli, video, white papers e altro materiale sul Project Management che dovrebbe consentire alla community globale del PMI di condividere nuove idee, approcci e conoscenze attorno al Project Management. È un modo con cui il PMI vuole mantenere una certa dinamicità nella diffusione delle teorie e delle pratiche di Project Management sperimentate nel mondo.

Infine, è stata introdotta una nuova sezione dedicata al Tailoring, cioè la pratica di adattare liberamente lo standard proposto in base al contesto organizzativo, all’ambiente esterno, al tipo di business e alla tipologia di progetti.

Ma in pratica cosa cambia?

Il nuovo standard proposto dal PMI è sicuramente innovativo e va nella direzione di rappresentare un riferimento universalmente applicabile, in quanto più generale del precedente, indipendentemente dalla tipologia di approccio che si desidera implementare per la gestione di un progetto: waterfall, agile, ibrido.

Il PMI giustifica questa scelta in modo chiaro. Avendo recepito, attraverso lunghe analisi su scala globale, che gli approcci alla gestione progetti si stanno evolvendo rispetto al classico approccio di tipo predittivo, anche detto waterfall, verso approcci agili o ibridi, è stato necessario rivedere l’impostazione del precedente framework che, se da un lato ben si applicava ai progetti di di tipo “classico”, non era più pienamente rappresentativo di tutta quella crescente tipologia di progetti e approcci gestionali che ormai sono altrettanto diffusi e utilizzati per la gestione di un progetto. Dovendo uno standard di Project Management essere rappresentativo per l’intera gamma di tipologie di progetti esistenti, il PMI ha proposto questa modifica radicale del proprio framework, rimasto inalterato per decenni.

Se da un punto di vista puramente formale la mossa del PMI è più che giustificabile, vi sono altri punti di vista che meritano una riflessione.

1. L’applicabilità del framework

Mentre il precedente framework forniva una “cassetta degli attrezzi” ben precisa (i 49 processi di Project Management) da cui ciascuno poteva scegliere l’insieme di attrezzi che meglio si addicevano al proprio approccio gestionale, ora gli attrezzi ce li si deve costruire basandosi sulle indicazioni generali date dai 12 principi e considerando quanto descritto dagli 8 performance domains. Personalmente ritengo più ostico e difficoltoso il processo di implementazione di una propria metodologia di Project Management da parte di un’Organizzazione basandosi sul nuovo standard, che, se da un lato apre a possibilità di approcci diversi, dall’altro non fornisce indicazioni precise su come muoversi.

2. La strutturazione di percorsi formativi

Non è sicuramente lo scopo principale, ma il nuovo standard del PMI difficilmente potrà essere utilizzato come base per percorsi formativi introduttivi al Project Management, in quanto i 12 principi presuppongono di possedere già un background generale su questa disciplina.

Invece, il vecchio framework si prestava, e si presta tutt’ora, per la strutturazione chiara di un percorso finalizzato a spiegare ai neofiti di questa disciplina quale può essere un approccio strutturato chiaro per la gestione di un progetto.

Ad ogni modo, il nuovo standard proposto dal PMI nella settima edizione del PMBoK ha una natura evolutiva rispetto al precedente, piuttosto che sostitutiva. Il PMI infatti ribadisce chiaramente che la settima edizione non sostituisce la sesta e che per molti contesti il vecchio approccio può continuare ad essere di riferimento. A supporto di questo fatto, segnaliamo che il PMI ha recentemente emanato una nuova Practide Guide: “Process Groups: a practide guide”, con la quale di fatto riabilita (ma in verità, appunto, non erano mai stati eliminati) i 49 processi di Project Management e i relativi cinque Process Groups.