Project charter

Vi è mai capitato di prendere in mano un progetto e di avere difficoltà ad inquadrare bene gli obbiettivi finali o i risultati attesi? O di non riuscire a mettere bene a fuoco cosa sia da includere in un determinato progetto e cosa invece no? O ancora di avere le idee confuse su eventuali vincoli progettuali da rispettare o su chi dovrà essere coinvolto e informato durante il progetto?

Lo strumento che ci aiuta a far chiarezza in queste e in molte altre occasioni si chiama Project Charter (o Scheda di Progetto).

Il Project Charter è un semplice documento, che dovrebbe essere preparato ancor prima della fase di pianificazione, in cui sono riportate tutte quelle informazioni che saranno utili al Project Manager e al suo team per la pianificazione e lo svolgimento del progetto.

Di seguito trovate un elenco esemplificativo di alcune informazioni che potremmo (o dovremmo) trovare in un Project Charter, al quale se ne possono aggiungere poi molte altre:

- obbiettivi (misurabili) del progetto - business case (perché si intraprende il progetto) - risultati attesi - vincoli - principali rischi (attenzione, non è ancora l’analisi dei rischi) - milestone principali (non tutte, poi seguirà la pianificazione di dettaglio) - deliverable - risorse o competenze necessarie - chi è lo sponsor del progetto - principali stakeholder - ecc. Ecc. Il Project Charter dovrebbe essere preparato al di fuori dell'ambiente di progetto, ancor prima del formale avvio di quest’ultimo; più precisamente dovrebbe essere redatto dallo Sponsor, con il coinvolgimento del Project Manager se è già stato identificato.

Questo documento non deve essere nulla di trascendentale; per progetti di piccole dimensioni, potrebbe infatti bastare una tabella in un semplice foglio A4. La cosa importante e fondamentale però è che esso venga condiviso e concordato tra tutti gli attori principali coinvolti nel progetto, in quanto fornirà le linee guida principali per il suo svolgimento. La sua stesura preventiva, permetterà di evitare tutte quelle situazioni confuse, dove la meta da raggiungere e la strada da percorrere sono poco chiare, evitando così inutili sprechi di tempo e risorse.

Potremmo dire che il Project Charter definisce un po’ le regole del gioco; regole che dovranno essere rispettate durante tutto il progetto e che potranno essere modificate solo con l’approvazione dello Sponsor.

Si può pensare quindi al Project Charter come ad una sorta di contratto interno tra il Project Manager e l’Organizzazione. Il successo del progetto (e quindi anche del Project Manager) sarà sancito sulla base di quanto specificato nel Project Charter.

Aver formalizzato il processo di preparazione del Project Charter per ciascun progetto all’interno di un’Organizzazione, consente infine di avere un censimento di tutti i progetti attivi, garantisce una maggiore consapevolezza dell’utilizzo delle risorse aziendali, fornisce un aiuto non indifferente per il Project Manager durante la pianificazione e il controllo del progetto, dando le indicazioni su qual è la rotta da tenere; inoltre, porterà ad un miglior commitment nei confronti del progetto stesso, aiutando le risorse ad identificarsi con i suoi obbiettivi, che saranno noti a tutti e dichiarati in maniera indiscutibile.

Perché allora non inserire questo semplice processo all’interno della tua Organizzazione?

Se già lo fai, parlacene nei commenti.