Questione di... Sponsor

Quando si parla di gestione progetti, la prima figura a cui si pensa è sicuramente quella del Project Manager. Il Project Manager è l’uomo “operativo” che coordina, integra, gestisce le attività di progetto e guida il team verso l’obbiettivo; possiamo dire che sicuramente egli è l’uomo chiave per la riuscita del progetto.

Tuttavia il buon esito di un progetto non può prescindere da un’altra figura, altrettanto importante ma meno nota: lo Sponsor.

Con questo termine si indica quella figura a cui è demandata l’”Accountability” del progetto e cioè la responsabilità di fare in modo che il progetto si concluda apportando all’Organizzazione quei benefici che, a livello strategico, ci si era posti fin dall’inizio. Diciamo dunque che il Project Manager è responsabile per il raggiungimento degli obbiettivi specifici del progetto, mentre lo Sponsor è responsabile del fatto che il raggiungimento di quegli obbiettivi sia di fatto un beneficio per l’Organizzazione.

Solitamente lo Sponsor ha un ruolo decisionale di elevata responsabilità, è una figura senior e sta gerarchicamente al di sopra del Project Manager. Ha il compito importante di supportare il Project Manager affinché questi sia messo nelle condizioni di poter lavorare al fine di raggiungere gli obbiettivi prefissati.

Lo Sponsor è colui che dovrebbe occuparsi di negoziare le risorse finanziarie per il progetto, identificare i fattori critici di successo, indirizzare e consigliare il Project Manager; dovrebbe presenziare alle riunioni periodiche di valutazione dello stato di progetto e fungere da link tra il top management e il Project Manager, oltre che valutare le performance del Project Manager alla fine del progetto stesso.

Potremmo dire quindi che lo Sponsor è un po’ l’Angelo Custode del progetto. Egli infatti dovrebbe essere presente in ogni momento in cui il progetto accusa delle difficoltà, in modo da negoziare, trattare, consigliare, indirizzare, supportare, decidere.

Molto spesso però questa figura non è definita all’inizio del progetto e ciò fa sì che il Project Manager si trovi “solo contro tutti”: da solo nel momento di negoziare le risorse necessarie, da solo nel momento di negoziare con il cliente, da solo nel momento di coinvolgere stakeholder interni ed esterni all’Organizzazione, da solo nel momento di dover prendere anche quelle decisioni che vanno al di là del proprio ruolo.

In tutte queste occasioni, l’autorevolezza e l’influenza dello Sponsor all’interno dell’Organizzazione sono un valido e necessario aiuto affinché l’attività del Project Manager non venga disturbata da richieste e obiezioni che non spetta a lui risolvere e gestire.

Si può quindi affermare che la buona riuscita di un progetto non può prescindere dall’importante figura dello Sponsor, ovvero di colui che ha il compito di difendere il progetto e l’attività del Project Manager da qualsiasi interferenza non funzionale al progetto stesso.

E nei tuoi progetti è prevista la figura dello Sponsor?

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